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会議目的を理解して、議事録を作成しよう

社会人・大学生編

1:司会役の社員:本日の議題は、A社向け商品の不良品回収と今後の計画についてです。回収と品質再検査、再出荷の役割分担と日程調整が目的です。議事録は営業課にお願いします。今日中に出席者全員にメールしてください。営業課議事録担当の3人

2:井本課長:回収は今週中に完了。一旦、当社の倉庫に全数を引き上げます。再検査から後の工程は品質管理部と生産部で調整してください。社員A:この商品、開発までに3年かかったんですよ～。それがこんなことになってショックです。社員Ｂ:他社が類似商品を出すっていうから、みんなで頑張って、受注したときは一緒に喜んだのにな～。社員C:でもきちんと性能基準はクリアしていましたよね。社員D:いや、あの後最初に選定した材料からかえたよ。 ……雑談が続く。井本課長:品質管理部と生産部の責任者は専任を希望しますが、どなたが適任でしょうか。・・・・

3:智和君:会議、長かったなぁ。みんながいろいろ話すから、書き起こすだけでも大変だったなぁ。時間をかけてしっかり議論した部分もちゃんとまとめられたぞ！よし、メールしよう。

4:智和君:課長も先輩も忙しそうですけど、なにか手伝いましょうか？理恵先輩:あのね～、議事録の内容について問い合わせ殺到よ。これじゃ、内輪話のメモじゃないかって。井本課長:肝心の担当責任者と日程について、どこを読めばいいか結論がわからないじゃないか。

文章検先生:井本課長と理恵先輩に注意されていたわね。

智和君:社内会議の議事録を作成したのですが、ダメ出しされまくりです。

文章検先生:私も目を通したけれど、これは苦情が入るのも当然ね。会話の羅列で、記録がまとめられていない。

智和君:会議では会話が飛び交っていたので、その雰囲気を含めて正確に伝えるには会話をすべて記録しなければと。読めば、わかると思ったんです。

文章検先生:智和君の議事録は、読むのに時間がかかるし、決定事項や連絡事項など必要な要素がすぐにわからないでしょう？

智和君:はい。

文章検先生:議事録は会議や打ち合わせなどの内容を記録・共有する重要な役割を持つの。会議に出席していない人が読むことも考えなきゃ。

智和君:情報を整理してまとめなければいけないんですね・・・。

文章検先生:その通り！発言の内容を把握して、必要な情報を整理することが大切なのよ。

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